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A Digitalização das Sociedades de Advogados: Perda de tempo ou medida necessária?

A Digitalização das Sociedades de Advogados: Perda de tempo ou medida necessária?

Manter registos na era digital

A noção de manutenção de registos foi completamente transformada pela influência crescente do digital, uma vez que cada vez mais organizações estão a mudar para a manutenção de ficheiros virtuais em vez de ficheiros físicos. Com os tempos a mudar e a tecnologia a assumir as práticas empresariais, parece que não se tem outra escolha senão seguir a maré - e esta mudança cultural em particular traz consigo, felizmente, um leque de vantagens que ultrapassam de longe as de ficar com os registos em papel.

 

O primeiro e mais difícil passo é tornar-se digital, e tudo o resto escorria dali para baixo, sem problemas e com fluidez! Portanto, embora a perspetiva de digitalizar os seus registos pareça um trabalho assustador e árduo, pode estar certo de que ficará com um sistema que funciona para si, requer uma manutenção mínima, e permite-lhe poupar tempo e dinheiro a longo prazo. 

Os registos legais e o problema da digitalização

Com o território jurídico surge a questão óbvia da confidencialidade e da proteção de dados, razão pela qual muitos advogados parecem rejeitar à primeira vista a ideia da digitalização. No entanto, ter uma perspetiva mais informada e aberta sobre a realidade dos registos digitalizados permite, como advogado praticante, compreender todo o alcance das ramificações da digitalização e pode mesmo trazer luz a algumas desvantagens, frequentemente negligenciadas mas flagrantes, da manutenção de registos físicos. 

 

Como advogado, uma das suas principais responsabilidades é certificar-se de que o seu escritório funciona de forma a garantir a privacidade dos seus clientes e manter as suas informações seguras e acessíveis apenas aos elementos internos do seu escritório e àqueles a quem as informações em questão dizem respeito. Consequentemente, é imperativo que considere os progressos feitos pelo setor tecnológico na última década, e compreenda como a digitalização de registos se tornou uma forma segura de manter informações delicadas nas mãos certas - se feitas corretamente.

 

Uma das formas em que a digitalização funciona a seu favor é a relativa facilidade e dificuldade de acesso aos ficheiros. De facto, a virtualização significa que os seus registos são bloqueados, através de encriptação ou proteção por palavra-passe, e são muito mais difíceis de aceder para os estranhos do que os registos em papel. No entanto, pelo mesmo motivo, significa também que os seus registos são muito mais fáceis de encontrar e aceder por si e pelas partes interessadas.

 

O mesmo se aplica à organização e arquivo de documentos legais: uma vez estabelecido um sistema de arquivo no seu dispositivo, este encarregar-se-á de todo o arquivo subsequente para si, com um esforço mínimo da sua parte. Tudo o que tem de fazer é introduzir a informação, e o resto do trabalho é feito por si! 

E quanto ao hacking?

É claro que há formas de a digitalização poder correr mal, mas apenas se não prestar atenção à segurança dos seus registos utilizando programas adequados, e certificando-se de que o acesso à base de dados é restrito às partes envolvidas.

 

Felizmente, hoje em dia é mais simples do que nunca respeitar a confidencialidade das informações dos seus clientes em formato digital; e deve ter em mente que os avanços tecnológicos só estão a avançar, o que significa que só pode melhorar com o tempo. É certo que um computador pode sempre ser pirateado e a informação roubada, mas a construção de uma base de dados segura com as ferramentas corretas e com a consultoria de profissionais qualificados reduz significativamente as hipóteses de uma violação acontecer.

 

Lembre-se, pode encontrar formas de assegurar os seus registos digitais a níveis cada vez maiores, mas só pode assegurar os seus registos em papel até um certo ponto - o que não é muito. Por estas razões, manter registos em papel é mais suscetível de o colocar em risco de os registos dos seus clientes serem apreendidos, enquanto que a digitalização dos registos oferece mais proteção. 

Satisfação do cliente

Na vanguarda das preocupações de uma sociedade de advogados está a satisfação do cliente, grande parte da qual se resume a um sentimento de confiança e segurança que seria idealmente construído entre a sociedade e os seus clientes.

 

É certamente do interesse do cliente manter os seus registos privados e seguros, e saber que os seus ficheiros são digitalizados e organizados numericamente dá-lhes uma sensação de segurança: menos risco de perder papéis, menos hipóteses de a sua informação ser espalhada e acabar em mãos erradas - seja por acidente ou maliciosamente.

 

Os clientes são mais propensos a recorrer a um escritório de advogados que garanta a sua privacidade e reconheça que uma relação de confiança é crucial para o funcionamento das suas interações.

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